Der ultimative Guide: So erstellst Du einen Onboarding-Plan

Wusstest Du, dass 50 % der Angestellten ihren Job innerhalb der ersten 120 Tage kündigen?

Das liegt daran, dass es den Unternehmen an einem effektiven Onboardingsprogramm für neue Mitarbeiter mangelt, das diese gut in die Unternehmenskultur und die an sie gestellten Erwartungen einbindet.

Wenn neue Mitarbeiter ins Unternehmen kommen, sollte der Onboarding-Prozess sofort beginnen, damit sie sich schnell einarbeiten können. Von der Einführung in die Teammitglieder bis zur Eingewöhnung in die neuen Aufgaben und Zuständigkeiten geht es bei der Erstellung eines Onboardingplans für neue Mitarbeiter darum, sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeiter verstehen, wie es ist, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten, und sich in das Onboardingsprogramm eingebunden fühlen.

In diesem Blogbeitrag erfährst Du alles, was Du über die Erstellung eines effektiven Onboardingsprogramms für neue Mitarbeiter wissen musst, um die Leistung Deiner Mitarbeiter zu steigern, und was in einer Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter enthalten sein muss.

Was in diesem Beitrag steht:

• Warum ist ein Onboardingsplan für neue Mitarbeiter wichtig?

• Was beinhaltet ein Onboardingsprogramm für neue Mitarbeiter?

• Wie erstellt man einen Onboardingsplan für neue Mitarbeiter?

• Kurzer Überblick über den Onboardingsplan für neue Mitarbeiter

Warum ist ein Onboardingsplan für neue Mitarbeiter wichtig?

Ein umfassendes und gut strukturiertes Onboardingsprogramm für neue Mitarbeiter kann die Effizienz Ihres Unternehmens auf folgende Weise steigern:

• Entwicklung von Fertigkeiten und Kenntnissen von Anfang an: Die Entwicklung von Fertigkeiten ist für das Onboarding neuer Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung, da sie ihnen das richtige Wissen und die richtigen Kompetenzen vermittelt, um ihre Aufgaben zu erfüllen und in ihrer Rolle erfolgreich zu sein. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern auch, ihr theoretisches Wissen aus der Trainings mit einem praktischen Ansatz zu kombinieren, so dass die neuen Mitarbeiter ihr Wissen vom ersten Tag an direkt auf ihre Aufgaben anwenden können. Auf diese Weise werden die neuen Mitarbeiter stärker in den Onboardingsprozess einbezogen und können sich neue Fähigkeiten in ihrem eigenen Tempo aneignen.

• Steigert die Effizienz: Wenn die neuen Mitarbeiter das im Onboardingsprogramm erworbene Wissen und die erworbenen Fähigkeiten bei ihren Aufgaben anwenden können, steigen ihre Produktivität und Effizienz, da sie sich mit ihren Aufgaben gut auskennen. Infolgedessen minimiert das Onboarding neuer Mitarbeiter auch die Gefahr von Fehlern, verringert die Lernkurve und fördert standardisierte Verfahren. Dies führt auch dazu, dass neue Mitarbeiter ihre Aufgaben viel schneller und mit weniger Fehlern erledigen, und schafft einen rationalisierten Arbeitsablauf, der ihnen hilft, Vertrauen in ihre Position zu gewinnen.

• Bessere Mitarbeiterbindung und -entwicklung:

  Eine der besten Maßnahmen, die Du ergreifen kannst, um Deine neuen Mitarbeiter auch nach den ersten Wochen oder Monaten an Dein Unternehmen zu binden, ist die Berücksichtigung ihrer beruflichen Entwicklung, und genau das wird durch das Onboarding neuer Mitarbeiter erreicht.

  Wenn neue Mitarbeiter vom ersten Tag an neue Fähigkeiten und Kompetenzen entwickeln, gewinnen sie mehr Vertrauen in ihre Fähigkeiten, ihre Aufgaben gut zu erfüllen, was zu einem höheren Engagement der Mitarbeiter und einer höheren Arbeitszufriedenheit führt. Diese Zufriedenheit hilft den Unternehmen, die Mitarbeiterbindung zu fördern, da neue Mitarbeiter motiviert werden, länger zu bleiben und zum langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens beizutragen.

Was beinhaltet ein Onboardingsplan für neue Mitarbeiter?

Ein effektives Onboardingsprogramm für neue Mitarbeiter ist nicht nur für neue Mitarbeiter gedacht, sondern auch für Führungskräfte, um die Leistung der Mitarbeiter und den Onboardingsprozess zu verfolgen. Es ist ein Leitfaden, der alle Beteiligten auf dem Laufenden hält und dafür sorgt, dass Erwartungen und Ziele konsequent aufeinander abgestimmt werden.

Hier sind einige Komponenten, die ein effektiver Ausbildungsplan haben muss:

Wie man einen Onboardingsplan für neue Mitarbeiter erstellt

Im Folgenden findest Du 7 Möglichkeiten, wie Du einen effektiven Onboardingsplan für neue Mitarbeiter erstellen kannst, um neue Teammitglieder effektiv in Ihr Unternehmen zu integrieren.

Beginne mit dem Onboarding-Prozess vor dem ersten Tag

Viele denken, dass das Onboarding-Programm typischerweise am ersten Tag beginnt, an dem der neue Mitarbeiter das Büro betritt, aber es ist immer gut, einen Schritt voraus zu sein.

Wie kannst Du schon vor dem ersten Tag damit anfangen? Indem Du den neuen Mitarbeitern eine Willkommens-E-Mail mit einem Onboarding-Toolkit sendest, das einen Überblick über das Unternehmen, die Unternehmensrichtlinien, Arbeitsverträge und andere wichtige Dokumente enthält, die sie ausfüllen sollten, bevor sie das Büro betreten und offiziell Teil des Teams werden.

Mit einer Pre-Boarding-Strategie kannst Du bei Deinen neuen Mitarbeitern einen positiven Eindruck hinterlassen und sicherstellen, dass sie sich an ihrem ersten Tag gut vorbereitet fühlen. Das Pre-Boarding ist auch für Dich von Vorteil, da Du Dir die Zeit sparen kannst, alle Dokumente oder Unternehmensübersichten persönlich durchzugehen, wenn die neuen Mitarbeiter sie in ihrem eigenen Tempo und in ihrer eigenen Zeit lesen können, bevor sie ins Büro kommen.

Dies trägt auch dazu bei, dass sich die neuen Mitarbeiter an ihrem ersten Tag sicherer und wohler fühlen, da sie bereits vor Beginn des Prozesses mehr über ihre neue Stelle wissen.

Führe einen 30-60-90-Tage-Plan ein, um die Erwartungen klar zu umreißen

Es ist wichtig, eine klare und detaillierte Stellenbeschreibung zu erstellen. In der Stellenbeschreibung sollten alle Zuständigkeiten, Ziele und Leistungsindikatoren (KPIs) aufgeführt sein, die der neue Mitarbeiter für seine Rolle kennen sollte.

Klare Erwartungen und Beschreibungen der Aufgaben, für die sie verantwortlich sein werden, helfen ihnen, ein besseres Verständnis dafür zu entwickeln, was sie leisten sollen und wie sie zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen können.

Ein effizienter Weg, dies zu tun, ist die Verwendung eines 30-60-90-Tage-Plans, um die Ziele und Onboardingsfortschritte jedes neuen Mitarbeiters in den ersten Monaten seiner Tätigkeit zu verfolgen. Im Folgenden findest Du einen kurzen Überblick über die Inhalte des Plans.

In den ersten 30 Tagen sollten neue Mitarbeiter alle wissens- und lernbasierten Ziele verfolgen, wie z. B.:

• Sie in die Unternehmenskultur zu integrieren und ihnen zu helfen, die Unternehmensrichtlinien zu verstehen.

• Onboarding im Umgang mit den verschiedenen unternehmensspezifischen Plattformen, Intranetsystemen und allen Tools und Kanälen für Zusammenarbeit und Kommunikation.

• Ermöglichung der Teilnahme an allen unternehmensspezifischen Onboarding, damit sie eine solide Grundlage für die kommenden Onboardingsprogramme erhalten.

• Sie mit den verschiedenen Interessengruppen bekannt machen und ihnen helfen, positive Arbeitsbeziehungen aufzubauen.

• Sie in ihre neuen Projekte einführen.

• Erstellung eines Mitarbeiterentwicklungsplans, der SMART-Ziele festlegt und Metriken und verschiedene KPIs zur Messung des Leistungserfolgs enthält.

Nach 60 Tagen soll das Ziel erreicht sein:

• Die neu eingestellten Mitarbeiter beginnen, mit anderen Teams zusammenzuarbeiten, um ihre Arbeitsbeziehungen zu stärken und Erfahrungen zu sammeln.

• Probleme oder Punkte zu identifizieren, die sie in ihrer Rolle oder ihrem Entwicklungsplan erleben, und Wege zu finden, diese zu lösen.

• Regelmäßige Besprechungen mit ihren Vorgesetzten, um Feedback zu ihren Fortschritten zu erhalten und eventuelle Probleme oder Bedenken zu äußern. Daher sollten Vorgesetzte häufige Einzelgespräche mit neuen Mitarbeitern einplanen, um sie zu unterstützen und zu sehen, wie es ihnen geht. Dies trägt dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter langfristig wohler fühlen, wenn sie sich an das Management wenden.

Sobald die 90-Tage-Marke erreicht ist:

• Die neuen Mitarbeiter haben sich gut in ihre Rolle eingearbeitet und beherrschen ihre beruflichen Fähigkeiten, um ihre SMART-Ziele zu erreichen.

• Dies wird dazu führen, dass neue Mitarbeiter beginnen, unabhängiger an ihren Projekten zu arbeiten, mehr Verantwortung für ihre Leistung und Arbeitsergebnisse zu übernehmen und proaktiver und stärker in organisatorische Aktivitäten und Veranstaltungen eingebunden zu werden.

• Regelmäßige Treffen mit den Vorgesetzten für Feedback und KPIs werden weiterhin stattfinden.

Verstehe die Bedürfnisse und Möglichkeiten Deines neuen Mitarbeiters

Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters ist auch die perfekte Gelegenheit, ihn besser kennenzulernen. Damit meinen wir, dass Du herausfinden solltest, welche Fähigkeiten und Talente er in seine neue Position einbringt. Daher ist die Durchführung einer Bedarfsanalyse für die Erstellung eines Onboardingsplans für neue Mitarbeiter unerlässlich. Sie gibt Dir Aufschluss über die vorhandenen Fähigkeiten eines neuen Mitarbeiters, seine Wissenslücken und seine bevorzugten Lernstile.

Denk daran, dass es bei der Erstellung von Onboardingsplanvorlagen nicht sinnvoll ist, eine Einheitsgröße zu verwenden. Das liegt daran, dass jeder Mitarbeiter seine eigenen Fähigkeiten und Fertigkeiten hat und es eine enorme Zeitersparnis sein kann, wenn man ihm nicht immer wieder dieselben Fertigkeiten beibringt, während er sich neue Kompetenzen aneignen und in seiner Rolle viel schneller erfolgreich sein könnte.

Eine Bewertung des Onboardingsbedarfs hilft Dir, auf die individuellen Bedürfnisse jedes neuen Mitarbeiters einzugehen und sein Onboardingsprogramm so zu gestalten, dass es auf seine Stärken und entwicklungsbedürftigen Bereiche eingeht. Sie stellt auch sicher, dass die Stärken der neuen Mitarbeiter genutzt werden, und hilft Deinem Unternehmen, einen effizienteren und gezielteren Onboardingsplan zu erstellen, der zu einer schnelleren Entwicklung der Fähigkeiten, einer besseren Arbeitsmoral und einer höheren Produktivität der neuen Mitarbeiter führt.

💡Pro-Tipp: Frag die vorhandenen Mitarbeiter, was der Onboardingsplan beinhalten sollte. Da sie bereits ein Onboardingsprogramm für neue Mitarbeiter durchlaufen haben, solltest Du Dich mit ihnen darüber austauschen, was gut gelaufen ist und was sie als effektiv empfunden haben, und ihre Erkenntnisse nutzen, um Deinen Onboardingsplan für neue Mitarbeiter kontinuierlich zu verbessern.

Nutze künstliche Intelligenz, um den Prozess zu rationalisieren

Mehrere Onboardingsprogramme haben damit begonnen, die Leistung der künstlichen Intelligenz in ihren Mitarbeiterschulungsplänen zu nutzen, und es ist an der Zeit, dass auch die neuen Mitarbeiter von den Vorteilen dieser Technologie profitieren.

Durch den Einsatz von KI in Deinem Onboardingsplan für neue Mitarbeiter kannst Du personalisierte Onboardingspfade erstellen, die auf die individuellen Onboardingsbedürfnisse jedes Einzelnen abgestimmt sind, und eine effektivere Interaktion mit wichtigen Teammitgliedern ermöglichen. Dies trägt dazu bei, dass aus neuen Mitarbeitern schnell Spitzenkräfte werden.

Es ermöglicht auch eine persönlichere Einarbeitung, die das Engagement der Mitarbeiter um bis zu 54 % steigert.

KI kann Unternehmen dabei helfen, dass sich jeder neue Mitarbeiter vom ersten Tag an willkommen und engagiert fühlt. Stell Dir vor, Du erhältst Onboarding-Inhalte, die genau auf Deine Fähigkeiten, Karrierezielen, Lernpräferenzen und Dein Lerntempo abgestimmt sind. Stell Dir vor, wie begeistert Deine neuen Mitarbeiter sein werden, wenn sie diese Erfahrung machen können.

Alles in allem schafft KI eine strukturierte und maßgeschneiderte Onboardingsprogramme für jeden neuen Mitarbeiter. Statistiken haben außerdem gezeigt, dass die Produktivität neuer Mitarbeiter um bis zu 50 % steigt, wenn sie ein strukturiertes Onboarding absolvieren, und dass die Wahrscheinlichkeit, dass sie mit ihrer Arbeit zufrieden sind, doppelt so hoch ist.

Mentoren einbeziehen

Mentoren sind eine wertvolle Hilfe bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Bei den Mentoren handelt es sich in der Regel um erfahrene Mitarbeiter, die unschätzbare Unterstützung leisten und Einblicke in die Arbeitsabläufe, die Unternehmenskultur und bewährte Verfahren geben können.

Mentoren sind für neue Mitarbeiter eine vertrauenswürdige Quelle, an die sie sich wenden können, um Fragen zu stellen und verlässliche Antworten zu erhalten, um verlässliche Ratschläge zu bekommen und um eine Person zu sein, von der sie praktisches Wissen und Tipps erhalten. Die Einbindung von Mentoren in Deinen Onboardingsplan für neue Mitarbeiter trägt wesentlich dazu bei, eine unterstützende und offene Lernumgebung zu schaffen. Jeder braucht am Anfang ein wenig zusätzliche Unterstützung, und Mentoren sind genau die richtigen Leute dafür.

Mentoren können Dir auch dabei helfen, den weiteren Onboardingsbedarf für jeden neuen Mitarbeiter zu ermitteln, und ihnen einen realen Kontext für ihr Onboarding bieten, damit die neuen Mitarbeiter die Prozesse des Unternehmens besser verstehen und lernen, sie erfolgreich zu bewältigen.

Alles in allem verbessert die Mentorenschaft nicht nur die allgemeine Onboarding-Erfahrung für neue Mitarbeiter, sondern erleichtert auch eine schnellere Integration und fördert das Zugehörigkeitsgefühl unter den neuen Mitarbeitern, was zur Entwicklung eines effektiven Onboardingsplans für neue Mitarbeiter beiträgt.

Regelmäßig Feedback geben

Das hören wir ständig, aber wir können nicht genug betonen, wie wichtig das ist. Feedback ist eine wertvolle Lernmöglichkeit für neue Mitarbeiter und eine Chance für Manager, die Leistung ihrer neuen Mitarbeiter zu verfolgen.

Wenn die neuen Mitarbeiter mit den Aufgaben und Verantwortlichkeiten ihrer Rolle vertraut sind, ist es wichtig, dass die Vorgesetzten regelmäßige Besprechungen einplanen, um ihnen Feedback zu ihren Leistungen zu geben und die nächsten Schritte zu besprechen bzw. zu klären, wo sie weitere Unterstützung oder Onboarding benötigen.

Vor allem in den ersten Wochen und Monaten hast Du vielleicht ständig Fragen oder Vorschläge von Deinen neuen Mitarbeitern, wie sie eine Aufgabe erledigen können. Durch regelmäßige Feedback-Sitzungen kannst Du diese Themen ansprechen, die Herausforderungen verstehen, mit denen neue Mitarbeiter konfrontiert sein könnten, und sie lösen, bevor es zu spät ist. Noch wichtiger ist, dass Du die Führungskräfte auf dem Laufenden hältst und den neuen Mitarbeitern zeigst, dass Du Dich engagierst und an ihrer beruflichen Entwicklung in Deinem Unternehmen interessiert bist.

Kurzer Überblick über ein Onboardingsprogramm für neue Mitarbeiter

Jeder Onboardingsplan für neue Mitarbeiter variiert, je nach Unternehmensgröße und Arbeitsablauf. 

Hier findest Du eine allgemeine Übersicht, die Dir einen strukturierten Einstieg in die Erstellung eines effektiven Onboardingsprogramms für neue Mitarbeiter bietet.

Name des neuen Mitarbeiters:

Berufliche Position:

Name der Führungskraft/des Vorgesetzten:

Name des Ausbilders:

Berufsbezeichnung des Ausbilders:

Überblick über das Unternehmen:

Überblick über die Unternehmensrichtlinien, Organisationsmittel und Standardverfahren:

Woche 1 dem Onboarding:

• Name ders Onboardings/Aktivitäten

• Status des Onboardings/Aktivitäten 

• Anmerkungen

• Ziele und Vorgaben für diese Schulung

30 Tage nach dem Onboarding:

• Name ders Onboardings/Aktivitäten
• Status des Onboardings/Aktivitäten

• Anmerkungen

• Ziele für diese Schulung

60 Tage nach dem Onboarding:

• Name ders Onboardings/Aktivitäten

• Status des Onboardings/Aktivitäten

• Anmerkungen

• Ziele für dieses Onboarding

90 Tage nach dem Onboarding:

• Name ders Onboardings/Aktivitäten

• Status des Onboardings/Aktivitäten

• Anmerkungen

• Ziele für diese Fortbildung

Unterschrift des Mitarbeiters:

Unterschrift des Managers/Vorgesetzten:

Weitere Anmerkungen

💡Pro-Tipp Nr. 1: Auch wenn Onboardingspläne kein Verfallsdatum haben, sollten sie regelmäßig aktualisiert werden, denn es gibt immer Raum für Verbesserungen und neue bewährte Verfahren, die umgesetzt werden können. Achte darauf, Deine Onboardingspläne für neue Mitarbeiter regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Übungen aktuell und relevant sind, und um neue Onboardingsprogramme und -aktivitäten aufzunehmen.

Profi-Tipp Nr. 2: Vergiss die Sicherheitsonboarding am Arbeitsplatz nicht! Denkst Du darüber nach, künftige Führungskräfte auszubilden oder darüber, wie Du Deine Mitarbeiter zu Spitzenkräften machen kannst? Alles beginnt beim Onboarding und setzt sich von dort aus fort. Deshalb solltest Du sicherstellen, dass Du einen strukturierten und genau definierten Onboardingsplan für neue Mitarbeiter entwickelst, der die Produktivität und Leistung Deiner Mitarbeiter in die Höhe treibt.

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Das KI-gestützte Training von Retorio erstellt maßgeschneiderte Lernpfade für jeden Einzelnen, basierend auf seinen Stärken und verbesserungswürdigen Bereichen, und versorgt ihn mit Übungen und personalisiertem Feedback zu seiner Leistung, das auf seine Trainingsbedürfnisse und seinen Lernstil abgestimmt ist. Darüber hinaus bietet die Retorio-Schulungsplattform auch On-Demand-Lernen in einem psychologisch sicheren Raum, der überall und jederzeit zugänglich ist.

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FAQ's zum Onboarding-Plan für neue Mitarbeiter